Ik was veratnwoordelijk voor de organisatie van het congres Battery On Wheels, een congres van DeeldeZon en de Vereniging Elektrische Rijders. Ik organiseerde en ontwierp het congres van A tot Z. Ik koos de locaties uit, maakte het draaiboek, schreef alle teksten of redigeerde deze, ik bouwde de website, ontwierp de uitnodiging, de aankondigingsvideo, deed vooraf interviews met de deelnemers en maakte daar video’s van en ik ontwierp het presentatieformat.

Huisstijl

Ik koos voor een kleurcombinatie van donkerblauw en zand. Het geeft een rustige, natuurlijke uitstraling met een wetenschappelijke tint, wat ik goed vind passen bij de doelgroep van het congres. Voor de kopteksten koos ik voor de website, presentaties tijdens de dag en de aankondigingsvideo’s vlakverdeling: een groot vlak met daaronder een kleiner vlak. Op de uitnodigingen koos ik voor een speelsere vorm, waarin ik speel met transparante vlakken en teksten. De huisstijl is niet rigide, temeer omdat het organisch is ontstaan: telkens was er weer wat nieuws nodig en ontwierp ik met de vorige huisstijl. Ik vind dat voor een event een prettige werkwijze, temeer omdat het event na een paar maanden weer voorbij is. De vluchtigheid maakt doelmatig: omdat het telkens maar een keer verschijnt, kan ik het iets pragmatischer insteken. Dat scheelt een hoop tijd en geld.

Website

Ik adviseerde een website speciaal voor het event op te zetten. Dit omdat er verschillende partijen zijn die het evenement organiseren, dus in dat geval is het handig om de informatie te clusteren. Een eigen website voor een event scheelt daardoor mij uiteindelijk veel tijd, omdat bezoekers er alles kunnen vinden en ik dus niet alles hoef te mailen. Het staat ook professioneel. Ik bouwde de site (inclusief tekst en vormgeving) in het WordPressthema Slope (Codestag) met een tikkie hulp van Robert Blinde van Webbify.

Uitnodiging: video

Programma + flyer

Ik koos voor een atypisch format, namelijk een format in de lengte. Dit omdat veel mensen de uitnodiging openen op hun telefoon. Ook op je computer is het prima scrolbaar. De uitnodiging bouwde ik in PDF en JPG, zodat je de invite ook gemakkelijk kunt delen via Whatsapp.

Sneak previews.

In plaats van geschreven interviews, besloot ik enkele sprekers via een videoverbinding te interviewen. Ik bouwde dat interview om tot een korte you-tube video, die we mooi konden delen op socials en in de nieuwsbrieven, waar ze veel werden bekeken!

In de video schrijf ik ernaast een korte toelichting. Dat maakt de video interactief en daardoor blijft de kijker langer kijken. Ook bleek het voor de geïnterviewde een goede voorbereiding voor de presentatie op de dag zelf. Omdat het format uiteindelijk overal hetzelfde was, bleek dit concept een stuk flitsender dan een artikel, terwijl het mij veel minder werk opleverde dan een lang artikel uit te schrijven.

presentatieformaT

Iedere spreker kreeg een format in spreadsheets, of mocht bij mij zijn presentatie inleveren zodat ik het zou opmaken.

mailings

Via Mailchimp maakte ik verschillende mailings naar de bezoekers. Twee voorbeelden:

Link naar persuitnodiging
Link naar bevestigingsmail

Locatie

Ik bezocht verschillende locaties en maakte met mijn mobiel instructievideo’s over hoe het event zal worden ingestoken op de specifieke locatie. Dat maakte dat de organisatie doeltreffend kon kiezen welke locatie het ging worden. Zo kon ik goed laten zien dat Podium Bloos, een theaterlocatie, prima geschikt was voor het organiseren van het evenement. En het pakte heel goed uit, de locatie werd gezien als verfrissend.

Link naar instructievideo Podium Bloos